Bagaimana transaksi dicatatkan dalam Lejar Am (GL) bergantung kepada jenis transaksi. Akaun Boleh Dibayar (AP) direkodkan dalam sub-lejar AP apabila invois diluluskan untuk urus niaga di mana syarikat itu mesti membayar wang kepada vendor untuk perkhidmatan atau barangan pembelian. Sebaliknya, Penerimaan Akaun (AR) mencatat sebarang wang yang dikenakan oleh syarikat kerana penjualan barangan atau perkhidmatan mereka. Mengenai syarikat
Hutang akaun dicatatkan apabila invois diluluskan untuk pembayaran. Banyak syarikat menggunakan "pemisahan tugas," iaitu dengan memastikan tiada pekerja tunggal boleh meluluskan pembayaran sahaja, untuk mengelakkan penggelapan.
Bagi kebanyakan perniagaan, akaun belum terima melibatkan penjanaan invois, yang dihantar kepada pelanggan. Pelanggan mesti membayar invois dalam tempoh pembayaran, biasanya dalam masa 30 hari.
Modal kerja (WC) mewakili kecairan operasi sesuatu perniagaan. Modal kerja bersih adalah perbezaan antara aset semasa dan liabiliti semasa. Adalah penting bagi syarikat mempunyai modal kerja bersih yang positif dan positif. Ini dicapai melalui, antara teknik lain, pengurusan akaun dan hutang yang bijak.
Penghutang akaun dianalisis dengan purata bilangan hari untuk mengutip pembayaran (dipanggil Days Sales Outstanding atau DSO), dan hutang akaun dianalisis dengan purata bilangan hari yang diperlukan untuk membayar invois (Days Payable Outstanding atau DPO).
di mana COGS adalah kos barangan yang dijual dan COGS / hari adalah purata pembelian harian.
DSO yang kurang daripada 45 hari umumnya dianggap sihat.
Modal kerja boleh ditingkatkan dengan mengurangkan DSO atau meningkatkan DPO iaitu mengutip pembayaran dari pelanggan lebih cepat dan menunda pembayaran kepada vendor. Walau bagaimanapun, selalu ada trade-off kerana penangguhan pembayaran kepada vendor dapat merusak reputasi perusahaan dan juga dapat mengakibatkan hilangnya diskon pembayaran awal. Begitu juga, pelanggan mungkin lebih bersedia untuk menawarkan perniagaan jika syarikat itu tidak terlalu ketat untuk dibayar tepat waktu.
Akaun belum terima boleh digunakan sebagai cagaran apabila memperoleh pinjaman. Mereka juga boleh dijual di pasaran modal.