Data adalah aset yang paling penting kepada mana-mana organisasi. Oleh itu, ia mesti memastikan bahawa data adalah sah dan boleh digunakan pada semua kos. Pengesahan Data dan Pengesahan Data adalah dua proses penting untuk memastikan data mempunyai dua ciri ini. Pengesahan data memastikan bahawa data bersih, betul dan bermakna, sementara pengesahan data memastikan semua salinan data adalah sama seperti yang asal. Oleh itu, kedua-dua proses ini memastikan bahawa organisasi tidak longgar kerana ralat yang tidak dijangka dalam data.
Pengesahan data berkaitan dengan memastikan data sah (bersih, betul dan berguna). Prosedur pengesahan data menggunakan peraturan pengesahan data (atau menyemak rutin) untuk memastikan kesahihan (kebanyakannya betul dan bermakna) data. Ia juga memastikan kesahihan data input untuk mengekalkan keselamatan sistem. Peraturan ini secara automatik dilaksanakan melalui kamus data. Pengesahan data juga boleh dilaksanakan melalui pengisytiharan peraturan atau prosedur integriti data yang menguatkuasakan peraturan perniagaan (terutama dalam aplikasi perniagaan). Peraturan perniagaan ini biasanya ditangkap semasa analisis keperluan perniagaan awal yang dijalankan oleh penganalisis perniagaan. Adalah sangat penting untuk melaksanakan peraturan perniagaan pada permulaan proses, kerana data yang disahkan secara salah biasanya mempunyai dampak negatif terhadap pelaksanaan proses bisnis.
Bentuk pengesahan yang paling mudah ialah memeriksa input untuk memastikan mereka terdiri daripada aksara dari set "sah". Sebagai contoh, proses pengesahan untuk aplikasi direktori telefon hendaklah mengesahkan nombor telefon input untuk memastikan bahawa ia mengandungi hanya nombor, ditambah / tolak simbol dan kurungan (dan tidak ada yang lain). Proses pengesahan sedikit lebih maju juga boleh menyemak medan kod negara untuk memeriksa sama ada kod negara yang sah.
Pengesahan data ialah proses menyemak salinan data untuk memastikan ia sama persis dengan salinan asal data. Pengesahan data biasanya diperlukan apabila anda telah menyandarkan data anda. Perisian sandaran yang paling moden mempunyai fungsi pengesahan yang dibina. Malah, perisian pembakaran cakera membolehkan anda melakukan pengesahan pada akhir proses pembakaran. Jika data pada cakera yang dibakar disahkan maka anda baik-baik saja. Tetapi jika tidak, anda harus membuang cakera itu dan membakar lagi. Pengesahan data adalah proses yang sangat penting kerana ia membuat anda berasa selamat kerana anda akan yakin bahawa anda sebenarnya boleh menggunakan data yang disandarkan sekiranya data asal hilang atau rosak. Perisian verifikasi biasanya memastikan salinan itu dapat dibaca serta kandungannya dipadankan tepat dengan kandungan asal. Jadi, ia mengambil masa yang lebih banyak daripada sandaran mudah, tetapi ia adalah masalah yang baik. Tetapi biasanya perusahaan besar melakukan backup automatik pada waktu malam, sehingga memanjangkan waktu karena proses pengesahan bukanlah masalah yang serius.
Pengesahan data biasanya dilakukan pada salinan asal atau input kepada sistem, sedangkan pengesahan data dilakukan pada salinan (atau backup) data. Memeriksa kesahan input sangat cepat berbanding dengan proses pengesahan yang panjang yang berlaku selepas membuat sandaran. Pengesahan boleh digunakan untuk melindungi data daripada kesilapan yang dibuat oleh pengguna, sementara pengesahan boleh digunakan untuk melindungi data daripada masalah yang berlaku akibat kesalahan sistem.