Perbezaan Antara EOI dan RFP

Beberapa keputusan yang dibuat oleh organisasi mempunyai implikasi pemerolehan yang boleh menjejaskan secara keseluruhan kos membuat keputusan tertentu. Perolehan melibatkan proses seperti memilih vendor, menentukan syarat pembayaran, pemeriksaan strategik, rundingan kontrak, dan pembelian dan perkhidmatan. Ia berkaitan dengan pengadaan atau memperoleh semua perkhidmatan dan barangan yang penting untuk organisasi.

Di sektor swasta, proses perolehan dianggap sebagai fungsi peringkat strategik yang membantu dalam meningkatkan keuntungan perniagaan. Bukan sahaja ia memperkemaskan proses dan mengurangkan harga keseluruhan bahan mentah, tetapi ia juga membolehkan organisasi mengenal pasti sumber bekalan terbaik. Semua dalam semua, adalah membantu dalam memastikan garis bawah lancar.

Dalam sektor awam, eksekutif peringkat tinggi bertanggungjawab untuk mengurangkan garis bawah. Hanya beberapa kakitangan menguruskan fungsi perolehan, yang meningkatkan kemungkinan rasuah dalam sektor ini. Inilah sebabnya mengapa terdapat keperluan untuk meningkatkan pengeluaran keseluruhan sesuatu perniagaan. Sebagai contoh, kakitangan boleh dilatih untuk meningkatkan kecekapan mereka dan meningkatkan kualiti perkhidmatan mereka, hasilnya, output dapat ditingkatkan.

Dengan peredaran masa, beberapa istilah telah diperkenalkan di sekitar perundingan tender, cadangan, dan pengurusan besar, termasuk beberapa akronim yang berkaitan dengan perolehan. Tidak banyak perniagaan yang menyedari istilah ini, tetapi menjadi usahawan atau pemilik usaha kecil, jika anda ingin mengurus kesediaan pembeli secara efektif untuk membeli, penting untuk mengetahui tujuannya. Contohnya ialah RFI (Permintaan Maklumat), EOI (Expression of Interest), RFP (Permintaan Cadangan), RFT (Permintaan untuk Tender), dan RFQ (Permintaan untuk Sebutharga). Setiap satu daripada istilah ini berfungsi dengan tujuan khas dalam fungsi perolehan.

EOI dan RFP adalah terma yang paling kerap digunakan dalam fungsi perolehan, dan masing-masing mempunyai peranan tertentu dalam menyelaraskan keseluruhan proses. Ramai individu mengelirukan istilah ini semasa melaksanakan proses. Untuk mendapatkan idea yang lebih baik tentang bagaimana mereka berbeza, adalah penting untuk mengetahui apa maksud istilah ini.

EOI (Pernyataan Kepentingan)

Ekspresi Kepentingan (EOI), yang juga dikenali sebagai Pendaftaran Kepentingan (ROI), mempunyai fungsi yang sama seperti Permintaan Maklumat (RFI). Ia digunakan sebagai proses penyaringan pada peringkat permulaan perolehan untuk mewujudkan Permintaan untuk Tender atau RFT yang formal dan lebih spesifik (tahap selanjutnya dalam fungsi perolehan). Apabila sesebuah syarikat mengeluarkan EOI, diperlukan untuk menganggarkan kemampuan pasaran untuk membekalkan atau mengumpulkan lebih banyak maklumat sebelum beralih ke RFT. Sebuah syarikat yang membuat pembelian tidak mungkin melantik kontraktor melalui EOI. Untuk itu, proses perlu berkembang sehingga mencapai RFT.

EOI adalah jenis tender terbuka yang membolehkan mana-mana syarikat untuk maju ke hadapan. Ia menimbulkan persaingan sengit dan memberi manfaat kepada pembekal baru dan berpotensi untuk memastikan kerja mereka. Walau bagaimanapun, dalam kontrak pembinaan, ia dikritik secara besar-besaran untuk menarik pembekal yang tidak sesuai untuk kontrak, yang mengakibatkan pembaziran masa, wang, dan usaha.

Iklan yang meminta EOI mesti termasuk penerangan mengenai badan kontraktor, perihalan kontrak (seperti anggaran dan skala), jenis kontrak, laluan perolehan, terma dan syarat, alamat penyerahan dan tarikh akhir dan butiran lain (termasuk maklumat hubungan , perihal organisasi, kapasiti teknikal dan pengalaman berkaitan, ketersediaan kakitangan dan pengalaman mereka, dll.)

RFP (Permintaan untuk Cadangan)

Sebaliknya, RFP, yang juga dikenali sebagai Permintaan Penawaran (RFO), adalah dokumen yang mudah diubahsuai. Ia kebanyakannya digunakan apabila pembeli mencari tindak balas berasaskan penyelesaian untuk memenuhi keperluannya dan dalam kes-kes di mana faktor-faktor lain (tidak termasuk harga) adalah penting untuk penilaian setiap tawaran. Ia juga digunakan dalam situasi di mana tiada penyelesaian atau spesifikasi yang jelas tersedia, dan jabatan pembelian sedang mencari beberapa inovasi dan pilihan. Instrumen ini lebih fleksibel daripada RFT (yang biasanya mempunyai penyelesaian atau spesifikasi yang jelas). RFP digunakan terutamanya dalam perkhidmatan profesional di mana penyelesaian tidak boleh ditakrifkan dengan mudah.

RFP mengandungi maklumat latar belakang organisasi dan garis panduan perniagaannya. Permintaan itu terdiri daripada spesifikasi yang menerangkan penyelesaian yang dicari oleh organisasi. Selain itu, ia juga termasuk kriteria penilaian bagaimana cadangan dinilai, pernyataan kerja yang menggambarkan tugas-tugas yang akan dilakukan oleh penawar yang memenangi kontrak, dan jangka masa untuk menyelesaikan projek.

RFP biasanya dibuat kerana sifat kompleks sesuatu projek. Syarikat boleh mendapat manfaat daripada pelbagai pembida ketika mencari penyelesaian yang terintegrasi dari sejumlah pembekal. Sebagai contoh, jika syarikat merancang untuk menukar perniagaannya dari persekitaran berasaskan kertas kepada persekitaran berasaskan komputer, ia boleh meminta cadangan untuk perisian dan perkakasan di samping latihan yang diperlukan untuk memasang dan mengintegrasikan sistem baru ke dalam perniagaan.

Di sektor awam, entiti boleh mengeluarkan RFP untuk mewujudkan persaingan terbuka untuk mengurangkan kos penyelesaian. Walau bagaimanapun, perlu diingatkan bahawa RFP yang paling hampir dengan spesifikasi mungkin tidak semestinya menjadi harga terendah. Apabila menerima cadangan, syarikat mesti menjalankan analisis kos faedah untuk memastikan kos tidak keluar-menimbang manfaatnya.

Perbezaan

Berikut adalah beberapa perbezaan antara EOI dan RFP:

• Tahap Perolehan yang berbeza

EOI sering dilaksanakan pada peringkat permulaan perolehan. Ia boleh dibebaskan dalam kes di mana pembeli menghisap input industri untuk memenuhi keperluan yang akhirnya akan masuk ke pasaran pada peringkat kemudian. Seperti telah dibincangkan, RFP biasanya merupakan langkah seterusnya; di mana, pembeli mencari pendekatan berasaskan penyelesaian untuk penghantaran produk atau perkhidmatan.

• Tahap EOI dan RFP

EOI biasanya mempunyai pelbagai peringkat. Ia digunakan untuk memendekkan vendor atau pembekal yang bakal datang sebelum mencari tawaran yang komprehensif daripada penender yang disenarai pendek. Sebaliknya, RFP sama ada mempunyai peringkat tunggal atau ia boleh mempunyai banyak peringkat.

• Bilakah EOI dan RFP digunakan?

EOI digunakan dalam kes-kes di mana maklumat yang dikehendaki (dari penender) adalah khusus, tetapi tidak ada penjamin sama ada pembekal akan dapat membekalkan perkhidmatan dan barangan mengikut keperluan. Selain itu, dalam kes EOI, pembeli tidak mempunyai maklumat yang mencukupi untuk menyusun permintaan terperinci. Sebaliknya, RFP digunakan dalam kes-kes di mana keperluan ditetapkan dengan jelas, tetapi syarikat sedang mencari penyelesaian yang fleksibel atau inovatif. Dalam erti kata lain, pembeli mencari penyerahan berorientasikan penyelesaian untuk memenuhi keperluan.

Adalah sangat penting untuk mengetahui tahap proses perolehan yang berbeza untuk membuat keputusan yang berkesan melalui aliran maklumat yang sistematik. Mempunyai pemahaman yang jelas tentang istilah-istilah ini dan mengapa mereka digunakan dalam proses itu membolehkan sebuah syarikat untuk menyelaraskan prosesnya dan memperoleh pandangan yang mendalam mengenai keseluruhan fungsi perolehan.